Bab V - Manajemen Dan Organisasi

MANAJEMEN DAN ORGANISASI

MANAJEMEN

1.    Pengertian Dan Peranan Manajemen

Istilah manajemen berasal dari kata kerja to manage berarti control. Dalam bahasa indonesia dapt diartikan: mengendalikan, menangani atau mengelola.

Sebagaik contoh dapat dilihat dalam berbagai pengertisn dari penggunaan kalimat berikut ini :

a.    Mengendalikan seekor kuda;

b.    Mengendalikan sebuah perahu;

c.    Menangani, mengelola suatu perusahaan atau rumah tangga.

Selanjutnya kata benda “manajemen” atau management dapat mempunyai berbagai arti. Pertama sebagai pengelolaan, pengendalian atau penanganan (managing). Kedua, perlakuan secara terampil untuk menangani sesuatu berupa skillful treatment. Ketiga, gabungan dari dua pengertian tersebut, yaitu yang berhubungan dengan pengelolaan suatu perusahaan, rumah tangga atau suatu bentuk kerjasama dalam mencapai suatu tujuan tertentu.

Tiga pengertian itu mendukung kesepakatan anggapan bahwa manajemen dapat dipandang sebagai ilmu dan seni. Manajemen sebagai ilmu artinya manajemen memenuhi kriteria ilmu dan metode keilmuan yang menekankan kepada konsep-konsep, teori, prinsip dan teknik pengelolaan. Manajemen sebagai seni artinya kemampuan pengelolaan sesuatu itu merupakan seni menciptakan (kreatif). Hal ini merupakan keteampilan dari seseorang. Dengan kata lain, penerapan ilmu majemen bersifat seni. Oleh karena itu manajemen adalah sesuatu yang sangat penting karena ia berkenaan dan berhubungan erat dengan perwujudan atau pencapaian tujuan. Sedangkan manajer artinya orang yang mengelola dan menangani suatu perusahaan, hotel, dsb. Jadi manajer (manager) bisa terdiri dari seseorang atau berapa orang, misalnya berupa satu dewan.

Pengertian manajemen didefinisikan dalam berbagai cara, tergantung dari titik pandang, keyakinan serta pengertian dari pembuat definisi. Secara umum pengertian manajemen adalah pengelolaan suatu pekerjaan untuk memperoleh hasil dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan dengan cara menggerakkan orang-orang lain untuk bekerja. Pengelolaan pekerjaan itu terdiri dari bermacam ragam, misalnya berupa pengelolaan industri, pemerintahan, pendidikan, pelayanan sosial, olah raga, kesehatan, keilmuan, dll. Oleh karena itu, manajemen ada dalam setiap aspek kehidupan manusia dimana terbentuk suatu kerjasama (organisasi).

Untuk mengelola suatu pekerjaan agar dapt mencapai hasil yang sesuai dengan tujuan yang ditentukan, sangat memerlukan keahlian khusus, bukan saja keahlian teknis, melainkan juga keahlian dalam memimpin orang-orang. Artinya, memotifasi orang lain agar mau bekerja dengan giat dan kreatif. Oleh karena itu, seorang manajer yang berhasil ialah yang mampu menggerakkan bawahannya agar berhasil. Dengan kata lain, manajer yang berhasil adalah seseorang yang senantiasa mendorong dan memberi kesempatan kepada bawahannya untuk maju, dalam arti mampu meningkatkan dan mengembangkan keahlian serta pengabdian bawahannya.    

Definisi lain mengenai pengertian manajemen adalah “to get things done through the effort of other people”. Selain itu disebut pula, “management is performance of conceiving and achieving desired result by means of group efforts consisting utilizing human talent and resources”. Demikian pula ada yang menyatakan, “management is the satisfying of economic and social needs by being productive for the human being, for the economy and for society”.

George R. Terry (1977) menyatakan, “manajemen adalah suatu proses yang berbeda terdiri dari planning, organizing, actuating dan controlling yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang ditentukan dengan menggunakan manusia dan sumber daya lainnya”. Dengan kata lain, berbagai jenis kegiatan yang berbeda itulah yang membentuk manajemen sebagai suatu prose yang tidak dapat dipisah-pisahkan dan sangat erat hubungannya.

2.    Latar Belakang Sejarah Manajemen

a.    Manajemen Di Jaman Purbakala

Praktik manajemen dapat ditelusiri kembali ke ribuan tahun yang lalu. Bangsa mesir menggunakan fungsi-fungsi manajemen perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian ketika mereka membangun piramida. Alexander Agung memperkerjakan suatu organisasi staff untuk mengkoordinasikan berbagai aktivitas dalam kampanye militernya. Kekaisaran Romawi mengembangkan stuktur organisasi yang rapi, yang sangat memperlancar komunikasi dan pengendalian. Praktik dan konsep manajemen dibahas oleh Socrates pada 400 SM; Plato mendeskripsikan spesialisasi pekerjaan pada 350 SM; dan Alfarabi menyebutkan beberapa ciri kepemimpina pada tahun 900 M.

b.      Adam Smith

Mempublikasi “The Wealth of Nations” pada tahun 1776. Pendukung  konsep pembagian/spesialisasi kerja (division of labor: job specialization) untuk meningkatkan produktivitas pekerja.

c.       Revolusi Industri

Mengganti tenaga manusia dengan tenaga mesin. Menciptakan organisasi besar berdasarkan kebutuhan  manajemen.

d.      Manajemen Ilmiah

Fredrick Winslow Taylor “Bapak” manajemen ilmiah

Publikasi: Principles of Scientific Management (1911)

Teori Manajemen Ilmiah

Menggunakan metoda ilmiah untuk menentukan “satu cara terbaik” untuk suatu tugas:

·         Menempatkan orang yg tepat pd pekerjaan tertentu dg perlengkapan dan alat yg tepat.

·         Memiliki metoda standar untuk melakukan pekerjaan.

·         Menyediakan insentif ekonomi kpd pekerja.

3.    Fungsi Dan Proses Manajemen

Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi tiga, yaitu:

    

   a. Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan.

     

    b. Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan mana keputusan harus diambil.

     c. Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha.

4.    Ciri-Ciri Manajer Profesional

Edgar H. Schein dan Borje O. Saxberg dalam Stoner James A.F. dan Charles Wankel, 1988 merumuskan ciri-ciri orang profesional sebagai berikut, yaitu :

a.  Orang-orang profesional mendasarkan keputusannya pada prinsip-prinsip umum, sehingga banyaknya kursus dan program latihan manajemen menujukan bahwa prinsip-prinsip manajemen dapat dipercaya dan digunakan sebagai patokan khusus.

b.  Orang-orang profesional mencapai status profesionalnya melalui prestasi, bukan melalui favoritisme atau faktor yang tidak berhubungan dengan pekerjaan. Walaupun belum ada standar objektif yang disepkati untuk menilai prestasi manajerial.

c.   Orang-orang profesional harus tunduk pada kode etik yang melindungi kliennya. Namun karena keprofesionalannya pada bidang khusus, sering kali klien terlalu berharap padanya dan sebagai akibatnya, manajer berada pada posisi yang rawan.

d.      Borje O. Saxberg menyarankan karakteristik keempat dari profesionalisme, yaitu pengabdian (dedication) dan keterikatan (commitment) sehingga dalam setiap bidang orang-orang profesional menggabungkan hidup dan pekerjaannya melalui pengabdian dan keterikatan pribadinya.

5.    Keterampilan Manajemen Yang Dibutuhkan

Gambar ini menunjukan keterampilan yang dibutuhkan manajer pada setiap tingkatannya.

Robert L. Katz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar. Ketiga keterampilan tersebut adalah:

      a.       Keterampilan konseptual (conceptional skill)

Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.

      b.      Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)

Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.

      c.       Keterampilan teknis (technical skill)

Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.

Selain tiga keterampilan dasar di atas, Ricky W. Griffin menambahkan dua keterampilan dasar yang perlu dimiliki manajer, yaitu:

a.       Keterampilan manajemen waktu 

    Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin mengajukan contoh kasus Lew Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer, Frankfort digaji $2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50 jam per minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort setiap jamnya adalah $800 per jam—sekitar $13 per menit. Dari sana dapat kita lihat bahwa setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan perusahaan. Kebanyakan manajer, tentu saja, memiliki gaji yang jauh lebih kecil dari Frankfort. Namun demikian, waktu yang mereka miliki tetap merupakan aset berharga, dan menyianyiakannya berarti membuang-buang uang dan mengurangi produktivitas perusahaan. 

b.      Keterampilan membuat keputusan

Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager). Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik. Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar.

  

ORGANISASI

1.    Definisi Organisasi

Terdapat beberapa teori dan perspektif mengenai organisasi, ada yang cocok sama satu sama lain, dan ada pula yang berbeda. Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode, lingkungan), sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.

Menurut para ahli terdapat beberapa pengertian organisasi sebagai berikut.

·     Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama .

·     James D. Mooney mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama .

·     Chester I. Bernard berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

·  Stephen P. Robbins menyatakan bahwa Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.

Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat. Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat diakui keberadaannya oleh masyarakat disekitarnya, karena memberikan kontribusi seperti; pengambilan sumber daya manusia dalam masyarakat sebagai anggota-anggotanya sehingga menekan angka pengangguran

Orang-orang yang ada di dalam suatu organisasi mempunyai suatu keterkaitan yang terus menerus. Rasa keterkaitan ini, bukan berarti keanggotaan seumur hidup. Akan tetapi sebaliknya, organisasi menghadapi perubahan yang konstan di dalam keanggotaan mereka, meskipun pada saat mereka menjadi anggota, orang-orang dalam organisasi berpartisipasi secara relatif teratur.

2.    Pentingnya Menganai Organisasi

a.  Terciptanya hubungan yang baik antaranggota organiosasi.

b.  Setiap anggota mengetahui tugas dan tanggung jawabnya dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

c.  Spesialisasi dalam melaksanakan tugas.

3.    Bentuk-Bentuk Organisasi

      

      a.       Organisasi Garis

Organisasi garis diciptakan oleh Henry Fayol. Organisasi ini hanya mengenal satu komando. Satu wewenang yang turun langsung dari pempin kebawahan, mulai dari manajer puncak

langsung ke mandor, bawahan bertanggung jawab langsung pada atasan.

      

      b.      Organisasi Garis dan Staf

Organisasi Garis dan Staf diciptakan oleh Harrington Emerson. Merupakan bentuk organisasi yang mengambil kelebihan-kelebihan dari organisasi garis seperti adanya pengawasan secara langsung, serta mengambil kelebihan-kelebihan dari organisasi staf seperti adanya

spesialisasi kerja.

      

      c.       Organisasi Fungsional

Organisasi Fungsional diciptakan oleh F.W. Taylor. Bentuk organisasi ini merupakan gabungan dari bentuk organisasi fungsional dan organisasi garis dan staf.

4.    Prinsip-Prinsip Organisasi

Prinsip-prinsip organisasi banyak dikemukan oleh para ahli, salah satunya A.M. Williams yang mengemukakan pendapatnya cukup lengkap dalam bukunya “Organization of Canadian Government Administration” (1965), bahwa prinsip-prinsip organisasi meliputi:

a. Organisasi Harus Mempunyai Tujuan yang Jelas.

Organisasi dibentuk atas dasar adanya tujuan yang ingin dicapai, dengan demikian tidak mungkin suatu organisasi tanpa adanya tujuan.  Misalnya, organisasi pelayanan kesehatan seperti rumah sakit dan puskesmas sebagai suatu organisasi, mempunyai tujuan yang ingin dicapai  antara lain, memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas dan lain lain.

b. Prinsip Skala Hirarkhi.

Dalam suatu organisasi harus ada garis kewenangan yang jelas dari pimpinan, pembantu pimpinan sampai pelaksana, sehingga dapat mempertegas dalam pendelegasian wewenang dan pertanggungjawaban, dan akan menunjang efektivitas jalannya organisasi secara keseluruhan.

c. Prinsip Kesatuan Perintah.

Dalam hal ini, seseorang hanya menerima perintah atau bertanggung jawab kepada seorang atasan saja.

d.    Prinsip Pendelegasian Wewenang.

Seorang pemimpin mempunyai kemampuan terbatas dalam menjalankan pekerjaannya, sehingga perlu dilakukan pendelegasian wewenang kepada bawahannya. Pejabat yang diberi wewenang harus dapat menjamin tercapainya hasil yang diharapkan.  Dalam pendelegasian, wewenang yang dilimpahkan meliputi kewenangan dalam pengambilan keputusan, melakukan hubungan dengan orang lain, dan  mengadakan tindakan tanpa minta persetujuan lebih dahulu kepada atasannya lagi.

e.    Prinsip Pertanggungjawaban.

Dalam menjalankan tugasnya setiap pegawai harus bertanggung jawab sepenuhnya kepada atasan.

f.     Prinsip Pembagian Pekerjaan.

 Suatu organisasi, untuk mencapai tujuannya, melakukan berbagai aktivitas atau kegiatan. Agar kegiatan tersebut dapat berjalan optimal maka dilakukan pembagian tugas/pekerjaan yang didasarkan kepada kemampuan dan keahlian dari masing-masing pegawai. Adanya kejelasan dalam pembagian tugas, akan memperjelas dalam pendelegasian wewenang, pertanggungjawaban, serta menunjang efektivitas jalannya organisasi.

g.    Prinsip Rentang Pengendalian.

Artinya bahwa jumlah bawahan atau staf yang harus dikendalikan oleh seorang atasan perlu dibatasi secara rasional.  Rentang kendali ini sesuai dengan bentuk dan tipe organisasi, semakin besar suatu organisasi dengan jumlah pegawai yang cukup banyak, semakin kompleks rentang pengendaliannya.

h.    Prinsip  Fungsional.

Bahwa seorang pegawai dalam suatu organisasi secara fungsional harus jelas tugas dan wewenangnya, kegiatannya, hubungan kerja, serta tanggung jawab dari pekerjaannya.

i.      Prinsip Pemisahan.

Bahwa beban tugas pekerjaan seseorang tidak dapat dibebankan tanggung jawabnya kepada orang lain.

j.      Prinsip Keseimbangan.

Keseimbangan antara struktur organisasi yang efektif dengan tujuan organisasi. Dalam hal ini, penyusunan struktur organisasi harus sesuai dengan tujuan dari organisasi tersebut. Tujuan organisasi tersebut akan diwujudkan melalui aktivitas/ kegiatan yang akan dilakukan.  Organisasi yang aktivitasnya sederhana (tidak kompleks) contoh ‘koperasi di suatu desa terpencil’, struktur organisasinya akan berbeda dengan organisasi koperasi yang ada di kota besar seperti di Jakarta, Bandung, atau Surabaya.

k.    Prinsip Fleksibilitas

Organisasi harus senantiasa melakukan pertumbuhan dan perkembangan sesuai dengan dinamika organisasi sendiri (internal factor) dan juga karena adanya pengaruh di luar organisasi (external factor), sehingga organisasi mampu menjalankan fungsi dalam mencapai tujuannya.

l.      Prinsip Kepemimpinan

Dalam organisasi apapun bentuknya diperlukan adanya kepemimpinan, atau dengan kata lain organisasi mampu menjalankan aktivitasnya karena adanya proses kepemimpinan yang digerakan oleh pemimpin organisasi tersebut.

5.    Sebab Keberhasilan dan Kegagalan Organisasi

Keberhasilan atau kegagalan organisasi pasti berhubungan dengan peran para anggotanya. Suatu keberhasilan dapat dicapai bila ada kerjasama yg baik antar para anggotanya. Sedangkan kegagalan dapat disebabkan karna adanya faktor internal di pengorganisasian tersebyut yang bersifat negatif.